Mark de Wit is regisseur Identity Management Concern EZ en Relatiebeheer bij de Directie Bedrijfsvoering (IFH). Marlon Debidien werkt als programmamanager bij RVO. Al anderhalf jaar werken ze samen vanuit een project om RVO aan te laten sluiten op het Identity management- en voorzieningenproces met IBIS. De pilot is onlangs live gegaan. Mark legt uit: “Onze afdeling ondersteunt het aanvraagproces voor (nieuwe) medewerkers van Rijkspas en account tot iPad en telefoon, dus alles wat nodig is om je werk goed te kunnen doen. We gebruiken daarvoor de applicatie IBIS.”

‘Het organisatiebelang gaat boven het belang van individuele opdrachten en projecten’

-Mark de Wit en Marlon Debidien

Overzicht en inzicht
“Vanuit RVO wilden we meer in control zijn op ons autorisatiebeheer”, vult Marlon aan. “Als mensen in dienst komen moeten ze bepaalde rechten, autorisaties en middelen krijgen en als ze uit dienst gaan moet alles weer ingenomen worden. Om dat proces beter en efficiënter te regelen hebben we gekozen voor IBIS, dat op het Kerndepartement al in gebruik is. Voor RVO hebben we ook de achterliggende processen zoveel mogelijk geautomatiseerd en zijn we gaan werken met functieprofielen. We hebben de hele organisatie – afdelingen, teams, medewerkers – onder de loep genomen en een indeling gemaakt in typen medewerkers, overeenkomend met hun formele functie. Op basis daarvan hebben we samen met het management functieprofielen samengesteld, die we hebben verwerkt in IBIS. Daarmee kunnen we het hele aanvraagproces soepeler, sneller en efficiënter laten verlopen en worden managers en hun ondersteuners ontlast. En we houden overzicht en hebben inzicht in wat medewerkers tot hun beschikking hebben.”

Waarde toevoegen
Mark: “We hebben de identitymanagementsystemen van de organisatieonderdelen zo ingericht dat ze generiek zijn. Elk onderdeel heeft zijn ‘eigen-aardigheden’ en die diversiteit behoud je op detailniveau. Agentschap Telecom werkt bijvoorbeeld voor de autorisaties van een aantal applicaties ook al met IBIS. Tegelijkertijd kunnen alle organisatieonderdelen onder één paraplu werken of ernaartoe groeien. Daar waak ik over. En daar zie ik de brug naar de koers Waardevol werken. Het mooie is ook, het gaat over de hele bedrijfsvoering, van accountaanvraag tot zaalreservering of de bestelling van laarzen. Daar kun je een en dezelfde wijze van aanvraag voor hebben. De organisatie is steeds leidend, we beginnen bij de klantwens. Daarna komt de techniek. Zorg dat medewerkers hun werk kunnen doen. Wat ze aan ‘corvee’ hebben kun je zoveel mogelijk weg automatiseren. Dán kun je waarde toevoegen.”

Samenwerking
“Wat cruciaal is geweest in het traject is de intensieve samenwerking tussen de verschillende onderdelen”, stelt Marlon. “Niet alleen tussen RVO en de directie Bedrijfsvoering, maar ook met leveranciers zoals DICTU. We hebben steeds het gemeenschappelijke belang goed voor ogen gehouden. Daarbij hebben we nauwlettend naar onze eigen rol gekeken en de rolzuiverheid erin. Voor Mark is dat zijn regisseursrol en voor mij mijn businessrol als projectmanager.”

Toekomstplannen
Marlon: “We gaan de pilot na drie à vier weken evalueren en bij succes – na anderhalve week zijn de eerste geluiden positief – gaan we breed uitrollen binnen heel RVO. Ondertussen kunnen we het systeem en onze werkwijze vanwege de generieke aard ervan ook breder inzetten binnen EZ. De NVWA heeft bijvoorbeeld ook al interesse getoond.”
“We hebben daarnaast een belangrijke rol in kennisoverdracht”, vult Mark aan. “Ik schets het kader, de ‘paraplu’. Mensen worden opgeleid, moeten leren ‘ketendenken’. De meeste problemen zitten niet in applicaties maar tussen applicaties. Klanten gaan andere dingen vragen. Je moet erin mee veranderen. Voorheen hadden we een beheerdersrol, nu werken we meer vanuit de ketengedachte, samen met de klant. Vanuit je concernrol moet je daarop gaan sturen. Klant A wil dit, klant B dat, hoe past dat in elkaar en wat zijn de gevolgen voor klant C, hoe breng je die bij elkaar? Mijn advies is: leer van elkaar.”

Meer tips
Mark en Marlon hebben nog meer adviezen. “Zoek elkaar op, ga met elkaar in gesprek en zorg dat je dingen samen doet. Van tevoren en vroegtijdig, zodat je het gezamenlijke belang daarbij vindt”, is de tip van Marlon. De tip van Mark is bijna hetzelfde, waaraan hij nog één ding wil toevoegen: “In de samenwerking accepteer je soms ook dat de winst bij iemand anders ligt en dat jij een kleine last hebt. Maar de organisatie als geheel heeft er baat bij. Zo dien je het ketenbelang!”

 

Bron: Rijksportaal EZ / Directie Bedrijfsvoering, 06-10-2016